Книгу обліку доходів та Книги обліку доходів та витрат для ФОП можна вести в паперовій або в електронній формі.
Якщо Ви обрали вести Книгу в паперовій формі, то Вам необхідно:
1. Придбати Книгу обліку доходів (для ФОП 1-3 груп) або Книгу обліку доходів і витрат (для ФОП 3 групи, які є платниками ПДВ) в магазині. Зазвичай такі книги продаються в спеціалізованих магазинах.
2. Книгу необхідно прошнурувати та пронумерувати. При цьому пронумеровується кожний аркуш Книги.
3. Заповнити титульний аркуш Книги, на якій необхідно вказати:
– прізвище, ім’я та по батькові;
– реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта;
– податкову адресу.
4. Готову Книгу Вам необхідно подати до Фіскальної служби (податкової) за Вашим основним місцем обліку. Основним місцем обліку для підприємців вважається місце проживання особи.
5. Після того, як Ви подали Книгу, вона реєструється працівниками податкової, підписується керівником або заступником керівника податкової та скріплюється печаткою.
6. Останній крок – це забрати готову Книгу з податкової.
Якщо Ви обрали вести Книгу в електронній формі, то порядок її реєстрації наступний:
1. Перше, що необхідно зробити це обов’язково отримати в акредитованому центрі сертифікації ключів електронний ключ (електронний цифровий підпис). Такий ключ можна виробити в самій податковій безкоштовно, або ж за гроші в будь-якій іншій організації, яка мають право виробляти електронні цифрові підписи.
2. Укласти договір про визнання електронних документів з контролюючим органом за основним місцем обліку. З 2018 року в електронній формі при роботі з спеціальними програмами для надсилання звітності до податкової необхідно відправляти Заяву про приєднання до договору про визнання електронних документів.
3. Сформувати та надіслати до податкової заяву про обрання способу ведення Книги в електронній формі засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умов щодо реєстрації та використання електронного підпису;
4. Далі податкова реєструє заяву про обрання способу ведення Книги в електронній формі в реєстрі поданих заяв, формує і надсилає Вам повідомлення про реєстрацію Книги із зазначенням реєстраційного номера Книги та дати її реєстрації.
5. Після того як Ви отримали повідомлення про реєстрацію Книги можете починати її заповнювати. Внесення даних за підсумками робочого дня здійснюється щоденно, але не пізніше наступного календарного дня. При цьому необхідно пам’ятати, що в Книзі в електронній формі, так як і в паперовій необхідно вказувати підсумки за місяць, квартал, рік.
